通用考勤系统用户说明书,通用考勤系统功能解析,

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通用考勤系统用户说明书,通用考勤系统功能解析,

一、功能描述
通用适用于各类公司、机关单位等。要求的硬件设备为：4x86以上计算机一台，键盘口条码阅读器一个，并且要求每个员工都要有一张条码卡。
本考勤系统可以如实记录每个员工的上下班情况，并且可以执行查询、报表打印、上下班时间设定、节假日设定、事由登记等操作。因此具有很大的适用性，对各种企事业单位，在各种时段（比如，夏季调整上下班时间，假期变更）都能适用。
二、操作说明
（1）刷卡功能
    员工上下班只需要把条码卡在条码阅读器上刷过，听到“嘀”一声就表示此人的上下班信息已经登记到数据库中。
（2）权限管理
    权限管理包括“修改管理员密码/进入管理员模式/退出管理员模式”。只能由该考勤系统的管理员使用。其中，“修改管理员密码”项供管理员设定密码所用；由于考勤系统中某些选项只能由系统管理员使用，当单击“进入管理员模式”项时，经过验证密码后就可以打开这些选项的执行权限。“退出管理员模式”用于关闭以上选项，关闭该权限。
（3）员工管理
员工管理包括“新员工登记/员工升降/员工调动/员工离去/更换考勤卡”等五项。其中“新员工登记”项是新员工进公司发给考勤卡时用作建立关联；“员工升降”项为员工职位提升或降级时用作改动；“员工调动”项是员工在单位内部调动时用作改动；“员工离去”项为员工离开单位时用作删除关联；“更换考勤卡”项是员工考勤卡损坏的情况下更换新卡时用作重新建立关联。各项操作界面类似，如下图所示：

图1 员工管理界面
各项操作详述如下：
①新员工登记：先进入管理员模式，单击“员工管理/新员工登记”项，则出现如图1所示对话框，先将条码卡在条码阅读器上刷过，录入卡号，或手工从键盘输入卡号，然后依次填写姓名、所属部门、职务和员工图片文件名（包含完整路径，建议将所有图片放在一个目录中）。也可通过单击“浏览”按钮来获得员工图片文件名（这里员工图片大小要求为小于等于200*150象素点）。其中，所属部门项和职务项要求已在“行政管理/单位部门设定”和“行政管理/职务设定”中进行了设定，而后单击“添加”按钮即将该员工资料加入数据库中，并将对话框清空以备下一个输入。该对话框中“重填”按钮的功能是将对话框清空至初始状态；
②员工升降：先进入管理员模式，单击“员工管理/员工升降”项，则出现类似图1所示对话框，先将该员工考勤卡在在条码阅读器上刷过，录入卡号，或手工从键盘输入卡号，只要该考勤卡已和某个职工资料进行了关联，则对话框中出现该名员工所有相关资料，在“员工升降”模式中，只允许对“职务”一项进行修改，修改完毕后单击“修改”键即完成修改；
③员工调动：先进入管理员模式，单击“员工管理/员工调动”项，则出现类似图1所示对话框，各项动作与②相同，在此模式中，只允许对“所属部门”项进行修改；
④员工离去：先进入管理员模式，单击“员工管理/员工离去”项，则出现类似图1所示对话框，各项动作与②相同，在此模式中，可以进行员工资料的删除，单击对话框上的“删除”按钮，该员工资料即被删除；
⑤更换考勤卡：先进入管理员模式，单击“员工管理/更换考勤卡”项，则出现如图2所示对话框，将该员工原卡号用键盘手工输入后，再用手工输入新卡号或用条码阅读器读入新卡卡号，单击“换卡”键，就可将该员工资料从旧卡关联到新卡；

图2 更换考勤卡
（4）考勤管理
此版本的考勤管理项为“事由登记”，该项功能是在员工因为某些事务而无法刷卡时进行登记，而不留下缺勤或迟到记录；
操作：先进入管理员模式，单击“考勤管理/事由登记”项，出现以下图3所示窗口：

图3 事由登记
将需要登记之员工考勤卡卡号用手工输入或用条码阅读器读入“卡号”栏中，此时与该卡号关联的员工资料则会显示出来，再在“事由”栏中选择事由项，若为请假，则要求在“原因”栏中填入原因，主管批准会要求输入部门主管卡号，此项由系统管理员把握；然后在“时间”项中输入时间段，该时间段是自“从”后表示的时间至“到”后表示的时间，并将这两个时间段包含在内。例如：事由：外出；时间：从2000年1月6日上午上班到2001年1月8日上午上班，若该公司每天要求刷卡时间为：上午上班和下午下班，则在数据库中就将2000年1月6日上午上班、下午下班、2000年1月7日上午上班、下午下班、2000年1月8日上午上班均置为“外出”，登记完毕后单击“确定”键即完成事由登记。
（5）行政管理
行政管理包含“单位部门设定”、“节假日设定”、“职务设定”、“上下班时间设定”等四项。
“单位部门设定”的功能是在插入员工资料之前设定单位各部门名称。
（注：由于新员工登记中“所属部门”项只能从给出的单位部门中选定，故这一步是必要的，并且必须在“新员工登记”前做好。）
“节假日设定”的功能是在设定假日，包括公共假日和一些临时规定的假日。在考勤系统投入使用之前，必须把公共假日先设定好，此外，可以对一些每年变化的假日进行设定；
“职务设定”的功能是在插入员工资料前设定员工职务。
（注：与“单位部门设定”相同，新员工登记时，“职务”项也是从事先设定好的职务中进行选择，故该项也需要在新员工登记前预先设定好。）
“上下班时间设定”的功能是设定单位的上下班时间，在考勤系统投入使用之前必须先设定好该项。
操作说明：

图4 部门设定
①“单位部门设定”，先进入管理员模式，打开“管理/行政管理/单位部门设定”项，出现如图4所示对话框，右边列表中显示已有的部门。要添加新的部门时，则从左边部门名称下的编辑框输入部门名称，输入后单击“添加”键添加入部门列表中；若要从现有部门列表删除部门名称，则用鼠标左键单击该名称，再单击“删除”键删去该名称。
②节假日设定，先进入管理员模式，打开“管理/行政管理/节假日设定”项，出现如图5所示对话框，它包含“每周”组和“每年”组，“每周”组下方和“每年”组右边的列表为已有的假日；假日的添加操作如下：“每周”组中，先选择好假期的起始时间和结束时间，即“从”……“至”……，选择好后单击“每周”组中的“添加”键，该假日就被添加入“每周”组假日列表中；“每年”组则是在“添加”键上方的下拉选框中选择好相应的假期，单击“每年”组中的“添加”键，即将该假日添加入“每年”组假日列表中；删除操作则与“单位部门设定”中的删除操作类似，先在假日列表中选择要删除的假日项，单击相对应的“删除”键，即可将该项从列表中删除。

图5 节假日设定

图6 职务设定
③“职务设定”，先进入管理员模式，打开“管理/行政管理/职务设定”项，则出现如图6所示对话框，其中“职务名称”下的输入框供填写要添加的职务名称，“选择该职务职权”下的下拉框中有“无职权”、“部门副主管”、“部门主管”、“单位领导”等四项选择，其中“无职权”表示单位中的普通员工，“部门副主管”职权即是在部门未任命主管或主管不在时具有给下属批准请假的权力，“部门主管”职权则是一个部门中可以给下属批准请假的权利，“单位领导”职权是凌越于“部门主管”之上的权力，但在本考勤系统中并无太多用处；举例来说，一个计算机公司，最高职务是总经理，则其职务名称为：“总经理”，职权为“单位领导”，下面有若干个部门，以其中的软件部为例，若软件部有一个经理、一个副经理、七个普通职员，员工出门或请假需要由经理批准，则输入时职务名称“经理”对应的职权是“部门主管”，“副经理”对应的职权是“部门副主管”，“普通职员”对应的职权是“无职权”即可。
输入操作时在职务名称框中输入职务名称，并在职务职权下拉框中选择相应的职权，单击“添加”键则完成职务名称添加操作。
删除操作与“单位部门设定”类似。

图7 上下班时间设定
④“上下班时间设定”，先进入管理员模式，打开“管理/行政管理/上下班时间设定”项，出现如图7所示对话框：上下班时间表中显示的是已定义的上下班时间序列；选择上下班时间是从对话框上端选择；添加操作为：先从时段后的下拉选框中选择时段，有“上午/下午/晚上”三个时段，而后输入上下班时间，上班时间在“从”后的时间框中输入，下班时间在“至”后的时间框中输入，（注意：这里的时间为24小时制。）如要求刷卡，则选择相应的“刷卡”复选框，如某公司每日上下午上班，上午上班时间从早上8点至中午12点，下午上班时间从下午2点至5点，要求上午上班和下午下班时刷卡。则在时段框中选择“上午”，然后在“从”后的时间框中输入“8:00:00”，单击该时间框后的“刷卡”复选框，使其中显示一个“ ”，表示这个时间需要刷卡，然后在“至”后的时间框输入“12:00:00”，但不选择该时间框后的“刷卡”复选框，使其为空，然后单击“添加入时间表”键，添加到上下班时间表中；然后在“时段”框中选择“下午”，输入上班时间为“14:00:00”，输入下班时间为“17:00:00”，并选择“至”后的复选框，使其中显示一个“ ”，表示这个时间需要刷卡，再单击“添加入时间表”键，则下班时间也显示在时间表中，至此，该单位上下班时间设置全部完毕。
（6）查询
查询包括“员工查询”和“管理员查询”两个部分，其中员工查询部分供员工查询本人的考勤情况，管理员查询可以查询任何员工的考勤记录和统计记录。

图8 员工查询
①“员工查询”，选择“查询/员工查询”项，弹出一个对话框要求输入员工卡号，此时员工只需将其条码卡在读卡机上刷过，就可以弹出如图8所示对话框，左上角显示该名员工的基本资料，右上角“从”……“至”……的时间选择框供选择查询的时间，左方下拉框中显示查询的条件，如图所示，查询条件有：详细情况，即具体的刷卡时间状况、迟到次数、早退次数、请假次数、外出次数、缺勤次数、迟到早退总计时间等七种查询条件。统计次数显示的是查询到的总次数。
查询操作：先从时间“从”框和“至”框中选择好起始和结束时间，再从查询条件框中选择查询条件。再单击“显示结果”，则对话框显示如图9所示。

图9 查询结果

图10 管理员查询
②“管理员查询”，先进入管理员模式，选择“查询/管理员查询”项，则出现如图10所示对话框，其中，“从”……“至”……后的时间框意义和上述员工查询相同，查询主题与员工查询相同，条件下拉框中包含有：“等于”、“大于”、“大于等于”、“小于”、“小于等于”、“不等于”等条件可供选择。结果框供输入要求查询的结果，如“迟到次数大于1”，则就要在结果框中填写“1”；当条件不只一项时就要用到组合条件框中的“或者/并且”复合条件。具体操作举例说明如下：
例：要求查询单位中从1999年12月16日至2000年1月11日间（包括这两天）迟到次数大于1并且有缺勤情况的员工；
操作：从第一个时间框中输入（或选择）1999年12月16日，从第二个时间框中输入（或选择）2000年1月11日，在查询主题框中选择“迟到次数”，条件框中选择“大于”，再在结果框中输入“1”。（由于此时是定义第一个条件，故无须选择组合条件框中的复合条件。）单击“添加条件”键，该条件就被加入条件列表中，并显示于“条件列举”框中。第二个条件的设定和第一个条件一样，所不同的必须在组合条件框中选择“并且”项，再单击“添加条件”键，该条件就被加入条件列表中。至此，本条件设定全部完成，所设定条件如图10中条件列举框所示。而后单击“开始查询”键，就根据所设定的查询条件显示查询结果。
其他按钮说明如下：“全选”键，单击后显示所选择的时间段里的所有考勤详细记录；“删除一行”键，单击后删除所定义的上一个条件；“清空条件”键，单击后清空条件列表中定义的所有条件。
（7）显示
    该项中包含“显示工具条”和“显示状态栏”两个可选项，当这两个菜单项前面的“ ”显示时，则显示相应的工具条或状态栏，否则不显示。
（8）打印
    打印中有
（9）帮助
    帮助中包含通用考勤系统”和“报告软件错误”两个选项。前者包含该应用程序的版本信息和操作系统的系统信息；选择后者后可以直接将软件错误报告发至作者的Email信箱。

作者: AnyView(网络警)网络监控软件时间: 2019-12-2 18:00:06 点击:

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